Viaggiare per lavoro presuppone una perfetta organizzazione.

Nulla può essere lasciato al caso.

Spesso si tende a focalizzare l’attenzione esclusivamente alla location dove soggiornare, al volo aereo trascurando i servizi a terra, da alcuni utenti ritenuti poveri in termini di valore aggiunto!

Recentemente ho fatto un piccolo sondaggio ad alcuni viaggiatori, ponendo questa domanda.

Quando viaggi per lavoro quali servizi di trasporto utilizzi?

• Prendo un taxi locale – Uber  che trovo in aeroporto senza prenotazione 41%
• Prenoto prima della partenza un servizio NCC con autista 25%
• Non prenoto e non uso nessun servizio professionale. Mi viene a prendere un collega locale 26%
• Utilizzo i mezzi di trasporto quali bus, metro, locali prenotati al momento dell’arrivo 8%

Queste risposte mi hanno fatto riflettere.

Forse manca la percezione del valore aggiunto che può fornire solo una serie programmazione del viaggio.

A nessun manager verrebbe in mente di organizzare una riunione per discutere di un progetto senza aver ben chiaro il progetto. Bene fare un viaggio di lavoro senza aver ben chiaro la criticità che un viaggio può comportare equivale ad assumersi dei rischi ed improvvisare!

Dalle risposte intuisco che una piccola fetta di chi viaggia per lavoro programma in anticipo un servizio di trasporto terrestre, riducendo in gran misura rischi e criticità che potrebbero insorgere con una scarsa o totale assenza di programmazione. Scioperi, locali soul-out, conducenti con poca o totale assenza di formazione possono mettere a rischio un incontro di lavoro.

• Utilizzare un taxi locale non sempre tutela da ogni rischio. Ingorghi alla circolazione, problematiche meccaniche, possono creare un problema all’utente che deve muoversi in una città estera per lavoro.
• Affidarsi al collega che non fa l’autista di professione e quindi non ha l’esperienza e gli strumenti di un professionista, equivale ad assumersi dei rischi ulteriori. Strade sbagliate, percorsi non ottimizzati, mancanza di informazioni in-out con altri conducenti. Auto spesso non adeguate, non correttamente manutenzionate, stress del conducente che si trova a gestire situazioni per lui impreviste possono trasformare una giornata di lavoro in uno stress non preventivato.
• L’utilizzo dei mezzi di trasporto locali presuppone una grande conoscenza della realtà del luogo nel quale si sta viaggiando. Coincidenze, collegamenti tra metropolitane e linee esterne, orari di esercizio. Tutto ciò non permette di ottimizzare i tempi di lavoro e gestire un’agenda carica d’impegni spesso mutevoli in ora in ora.

Immagino in una tale situazione sopra descritta che la maggioranza dei viaggiatori d’affari possa ritenersi non pienamente soddisfatta della propria esperienza di trasporto. Insoddisfazione messa in secondo piano dall’idea di aver però risparmiato o fatto risparmiare all’azienda nelle spese di viaggio. Sorrido per non dire altro 🙂

Non sempre questo è vero!

Razionalizzare i tempi e viaggiare rilassati permettono di avere un approccio con l’attività lavorativa carica di impegni di appuntamenti maggiormente proficua. Rimanere in una zona “comfort” anche durante i viaggi di lavoro contribuisce da mia personale esperienza a focalizzare l’attenzione solo sulle cose importanti e sugli obiettivi veri per i quali si è intrapreso il viaggio. Le “distrazioni” legate ad attività terze devono essere delegate preventivamente a dei professionisti.

Per questo che anch’io quando viaggio per lavoro mi affido nelle varie città a dei professionisti che conoscono l’esigenza dei viaggiatori professionali.

Nulla è lasciato al caso, tutto gestito sin dalla partenza con la preventiva individuazione del mezzo di trasporto su gomma più adeguato (berlina, berlina lusso, van, van lusso) e della successiva indicazione dei riferimenti del locale autista.

Ma ciò non basta!

Mi affido al mio ufficio che monitora in ogni ora del giorno e della notte la prenotazione e le sue possibili modifiche. Modifiche di programma, voli in ritardo, cancellazioni sono all’ordine del giorno. Per questo motivo è fondamentale l’organizzazione.

Raccontami in poche righe la tua esperienza di viaggio